Les erreures courrrantes à éviter lors de la collaboration avec un secrétariat à distance
La collaboration avec un secrétariat externalisé peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise, toutefois il est nécessaire de veiller à éviter certaines erreurs qui pourraient compromettre l’efficacité de cette collaboration.
Ne pas définir clairement vos attentes
L’une des erreurs les plus courantes est de ne pas établir des attentes claires dès le début de la collaboration. Vous devez communiquer clairement les tâches, les délais, les niveaux de qualité attendus et les modalités de communication. Une bonne communication permettra au secrétariat externalisé de comprendre vos besoins et de fournir un service en adéquation à vos attentes.
Chez l’Atelier du Dirigeant, pour pallier ce problème nous organisons un audit et un onboarding. Cela nous permet de répondre au mieux à vos attentes.
Ne pas effectuer un suivi suffisant
L’absence d’un suivi régulier est également une erreur à éviter. Vous devez mettre en place des mécanismes de suivi pour évaluer la performance du secrétariat externalisé, s’assurer que les tâches sont effectuées correctement, dans les temps et résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir. Des points réguliers, des rapports d’activité et des échanges fréquents favorisent une collaboration efficace et permettent d’apporter des ajustements si nécessaire.
Chez nous, il y a un suffit qui est réalisé avec votre administratrice d’une part. D’une autre notre plateforme ADD Connect vous permet de suivre en temps réel l’avancé de vos tâches
Ne pas fournir des informations complètes et à jour
Pour que le secrétariat externalisé puisse réaliser son travail de façon optimale, il est essentiel de lui fournir des informations complètes et à jour. Cela peut se traduire par les procédures de l’entreprise, les politiques internes, les contacts importants, les mises à jour régulières sur les projets en cours… En fournissant des informations précises et actualisées, vous éviterez les malentendus et assurerez une collaboration plus fluide et efficace.
Ne pas établir une communication efficace
Une communication inefficace peut entraîner des retards, des erreurs et des frustrations de chaque côté. Vous devez d’établir dès le début des canaux de communication clairs et entretenir une communication régulière avec le secrétariat externalisé. Utilisez des outils de communication adaptés, organisez des réunions périodiques et soyez disponible pour répondre aux questions. Une bonne communication favorise une collaboration harmonieuse.
Chez l’Atelier du Dirigeant nous établissons plusieurs canaux de communication. Nous nous adaptons à ce qui vous convient le mieux. Nous pouvons communiquer pas téléphone, mail, Whastapp ou note vocale.
Ne pas s’assurer de la confidentialité de vos informations
La confidentialité des informations est cruciale, en particulier lorsque vous externalisez des tâches administratives sensibles. Assurez-vous de signer un accord de confidentialité avec votre secrétariat externalisé et de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données.
Pour assurer la sécurité de vos données nous mettons en place un contrat cadre.
En évitant ces erreurs lors de votre collaboration avec un secrétariat externalisé, vous pouvez maximiser les avantages de cette solution et optimiser l’efficacité de votre entreprise.