Être secrétaire indépendant(e) : Les secrets d’une organisation réussie

Lorsque l’on devient secrétaire indépendante, il est très important de s’organiser dans son travail pour pouvoir être le plus efficace possible.

En ce qui concerne le lieu de travail, les choix sont multiples, vous êtes indépendants, vous pouvez donc vous installer où vous le souhaitez.

Tout d’abord, si vous avez envie de travailler à domicile et que vous êtes locataire, vérifiez bien que rien ne s’y oppose dans votre bail. Si vous êtes propriétaire, vérifiez auprès de votre mairie, qu’il n’y ait aucune interdiction à cela. Si vous décidez de vous installer chez vous, vous devez pouvoir dédier une partie de votre logement à l’activité. Il vous est fortement conseillé d’avoir un espace dédié à votre activité afin d’être le plus efficace possible. Il est bon de savoir que, si vous êtes propriétaire, il est possible de vous verser un loyer pour votre bureau. N’oubliez pas de rédiger un bail et de déclarer les loyers perçus à la DGFIP. Aussi, l’entreprise que vous avez créée à la possibilité de vous verser un montant proportionnel aux charges de votre bureau, tel que l’eau ou encore l’électricité consommée. Pour cela, nous vous conseillons de contacter votre expert-comptable ou de bien vous renseigner au préalable.

Les espaces de coworking sont une possibilité pour installer votre activité. C’est un lieu d’échanges et de rencontres ainsi qu’un espace dynamique et collaboratif. Grâce aux espaces de coworking, vous pourrez recevoir vos clients dans un espace dédié, moins personnel qu’à domicile. Aussi, ces tiers-lieux permettent de faire connaissance avec d’autres entrepreneurs, et d’autres entreprises, qui pourront par la suite devenir de potentiels clients. Ce type d’espace est proposé par l’Atelier du Dirigeant.

Enfin, vous pouvez louer un local professionnel pour réaliser votre activité, en fonction de vos besoins, cependant les loyers seront plus élevés.

Pour avoir une activité pérenne, il est important d’être bien équipé. Le matériel nécessaire à la bonne réussite de votre activité se compose de l’ordinateur, l’imprimante, le scanner, le smartphone, une bonne connexion internet, mais aussi d’un bon mobilier (bureau et fauteuil ergonomique afin d’éviter les troubles musculo-squelettiques). Une très grosse partie de votre activité se fera assise, il est donc important d’être dans une position confortable. Il vous faudra également des fournitures de bureau pour ranger et bien organiser tous vos dossiers (classeurs, intercalaires, pochettes…).

En ce qui concerne la gestion du temps, il est très important d’être organisé dans son travail. Nous vous recommandons donc de planifier vos journées, vos semaines, voire même vos mois à venir. Cela vous permettra de mieux identifier vos périodes d’activités, de disponibilités, de démarches commerciales et de temps consacré à votre vie personnelle. L’Atelier du Dirigeant peut vous accompagner sur le sujet en vous aidant à prioriser et planifier vos tâches. Si vous décidez d’installer votre bureau à votre domicile, prévenez votre entourage de ne pas vous déranger lorsque vous travaillez. Il est important de bien séparer votre temps de travail afin d’équilibrer votre vie personnelle et professionnelle. Enfin, rangez votre bureau tous les soirs pour pouvoir bien démarrer votre journée du lendemain. Un bureau propre vous donnera envie de vous y remettre à votre retour. Si vous êtes adepte de lecture, le livre The Miracle Morning, de Hal Elrod, vous permettra de commencer la journée de bonne humeur. Bien évidemment, si vous avez des soucis, L’Atelier du Dirigeant sera là pour vous accompagner.