L'atelier du Dirigeant

secretariat externalise

Le guide des documents indispensables

Vous souhaitez devenir secrétaire externalisé(e) ? L’Atelier du Dirigeant a établi pour vous la liste des documents indispensables au lancement de votre activité ! 

L’importance d’être assuré

Tout d’abord, vous avez pour obligation de sécuriser le cadre des missions entre le client et vous. Pour cela, une solution : l’assurance responsabilité civile professionnelle.

Elle sert à couvrir les préjudices corporels, matériels et financiers susceptibles de survenir dans le cadre de votre activité (fautes professionnelles, négligence, manque de prudence, omission…). Elle sera la caution de votre activité. 

L’assurance responsabilité civile est le seul contrat obligatoire pour les entreprises. Cependant, il est indispensable de prendre une mutuelle pour s’assurer en cas d’imprévu,  ainsi qu’une assurance de prévoyance, permettant de vous verser des indemnités en cas d’un éventuel arrêt de travail, la sécurité sociale des indépendants prenant en compte 50% du salaire.

N’oubliez pas que l’Atelier du Dirigeant peut vous conseiller pour ce type de service.

Les Conditions Générales de Ventes

Il vous est fortement recommandé d’émettre des conditions générales de ventes par écrit. Prospects et clients peuvent vous les demander à n’importe quel moment de la relation.

Les conditions générales de ventes (CGV), vous permettent de réglementer la situation entre le client et vous. Elles permettront de protéger l’entreprise dans ses relations professionnelles. Elles récapitulent un ensemble d’informations fournies par un prestataire à son client, sur les conditions légales de vente de ses marchandises ou d’exécution de ses services.

Chaque information doit être présentée sous la forme d’une clause. En premier les clauses obligatoires puis les clauses recommandées, que les deux partis choisiront d’appliquer ou non.

Nos avocats spécialisés en droit des contrats pourront vous accompagner. 

Devis et contrat de prestation de services

Maintenant, que vous savez comment réglementer votre situation avec le client, vous pouvez rédiger un devis ou un contrat de prestation de services.

Le devis est une proposition de contrat, et une fois signé, il représente une obligation à respecter. Il faudra donc bien faire attention à tous les arrangements que vous inscrirez dedans !

Le devis doit obligatoirement comporter, la durée de validité de l’offre, la raison sociale ou encore l’adresse de l’entreprise.

Des logiciels gratuits tels que Zervant, Obat et Odoo seront vos meilleurs alliés lors de la création de devis. Il est indispensable lors de la prestation de vos services de rédiger un devis pour le client. 

L’Atelier du Dirigeant peut vous conseiller d’utiliser son propre logiciel de gestion et vous mettre en relation avec son cabinet comptable.

Les fameuses protections des données

Lorsque vous aurez mis en place vos CGV, et réalisé vos premiers devis, il sera indispensable de protéger vos données. Vous devrez donc respecter le RGPD. Ce diminutif à l’air compliqué, mais ne vous inquiétez pas, nous allons vous l’expliquer. RGPD signifie règlement général sur la protection des données. 

Le RGPD est obligatoire, c’est une norme à respecter pour les entreprises. Dès lors que vous démarrez une activité avec un client, vous devez respecter cette norme, et mettre en place un dispositif pour protéger les données personnelles de vos clients. 

Le RGPD s’adresse à toutes les structures réalisant du traitement de données. Le règlement s’applique à tous les organismes.

Pour protéger vos données, il faudra les stocker. Un “cloud” vous permettra d’y avoir accès à tout moment, et vous offrira une meilleure fluidité dans la gestion de vos missions.

Afin de vous mettre en conformité, n’hésitez pas à faire appel à des spécialistes. L’Atelier du Dirigeant peut vous accompagner sur le sujet grâce à nos ressources internes. 

Attention aux clauses de confidentialité

Certains clients peuvent exiger une clause de confidentialité.

Pas de panique ! Ils auront seulement besoin d’être rassuré et c’est une démarche plutôt simple à réaliser. Il peut être fait à la maison mais il existe aussi de nombreux modèles sur internet. 

La clause de confidentialité est là pour déterminer la nature des informations à ne pas divulguer, ainsi que ses conditions.

Maintenant que vous avez lu cet article, il ne vous reste plus qu’à vous faire accompagner dans votre stratégie et pilotage financier. Notre partenaire Naka Conseil pourra vous apporter toute son expertise afin de vous faire prospérer.

L’atelier du dirigeant sera toujours là pour vous accompagner !

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