L'atelier du Dirigeant

Apprenez à trier efficacement vos papiers

Tout commence par un élan de motivation…

Soyons franc, le tri des documents n’est vraiment pas une partie de plaisir. Il est tentant de repousser cette corvée jusqu’à nous retrouver au milieu d’une montagne de papiers éparpillés. Phobie administrative dites-vous ?

Mais bonne nouvelle : il est possible d’y remédier et d’être organisé. Alors, sachez-le, le “bon moment” n’existe pas; cela ne sert à rien de l’attendre. Dégagez-vous une ou deux heures dans votre agenda et lancez-vous ! Attention cependant, cette tâche demande de la concentration afin de ne pas bâcler le travail.

Triez les documents à jeter et ceux à conserver !

Gardez le minimum !

On a tous tendance à vouloir conserver des papiers bien qu’inutile :  c’est humain !  “Sait-on jamais” est d’ailleurs la phrase que l’on se dit pour se rassurer.

Alors commencez par trier :

  • Les papiers importants (assurance, factures,etc.)
  • Les prospectus et publicités en tout genre
  • Les brouillons et papiers inutilisables

Faites des piles que vous classerez ensuite par thème.

Concernant les papiers administratifs, sachez cependant que la durée de conservation des papiers varie en fonction de leur importance. Les dates de validité peuvent être consultées sur des sites publics tel que : service-public.fr

Sachez également que les documents originaux au format numérique n’ont pas besoin d’être imprimés pour avoir une valeur juridique : alors sautez sur l’occasion pour vous débarrasser de toute cette paperasse encombrante en dématérialisant vos documents.

Regroupez vos documents par thématique

Optez pour un classement des papiers, facile et efficace.

Il n’existe pas vraiment un système d’organisation meilleur qu’un autre. Le principal étant d’être logique et de faire preuve de praticité.

Par exemple, vous pouvez prévoir un classeur pour chaque catégorie de documents : clients, prospects, banque, etc.
Choisissez ensuite les sous-catégories adaptées à votre situation.

Ne multipliez pas les points de stockage !

Il est important d’être organisé et d’avoir un espace spécialement dédié au rangement.

Comme dit précédemment vous pouvez classer vos papiers dans des classeurs, mais il est aussi possible de les disposer dans des boites avec des portes documents par exemple.

Peu importe la méthode utilisée, tant que tout cela se situe dans un seul et même endroit.

Pour finir sur une bonne note, si elle est correctement réalisée cette épreuve peut se limiter à une gestion annuelle !

Si cette étape vous semble insurmontable ou que vous redoutez d’y passer trop de temps : contactez-nous.
Nos secrétaires indépendantes s’en chargeront à votre place en un minimum de temps.

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