Soyez plus productif grâce au 5S

18 mars 2019

Les méthodes de travail des japonais sont reconnues comme étant redoutables. Ce sont d’ailleurs les inventeurs de la méthode 5S. Nous allons voir comment le 5S peut vous aidez à être plus productif.

Qu’est-ce que le 5S ?

Si la méthode 5S devait être résumée en quelques mots, elle le serait grâce à la célèbre maxime de Samuel Smiles, auteur écossais : « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».

En somme, il s’agit de la mise en place de règles visant à optimiser les conditions de travail pour permettre de gagner du temps.

Ces règles touchent à la fois l’organisation de l’espace de travail (physique ou numérique) et sa propreté.

Comme évoqué précédemment, cette méthode est issue du Japon.
De fait, les 5 « S » correspondent à SEIRI – SEITON – SEISO – SEIKETSU – SHITSUKE qui signifient en français DEBARASSER – RANGER – NETTOYER – ORDONNER – ETRE RIGOUREUX

En quoi consiste le 5S ?

Chacune des étapes vise à atteindre un objectif bien précis.

ETAPE #1 : DEBARASSER

Dans cette première étape, qui est l’étape « DEBARASSER », on s’atèle à supprimer l’inutile, à ordonner son espace de travail pour ne garder que les éléments utiles. Rangez voire jetez les éléments dont vous n’avez plus l’utilité. Avez-vous réellement besoin de ce protège-banane qui est là depuis 9 mois sur votre bureau ? Est-il vraiment nécessaire de conserver le carton d’emballage de votre « nouveau » clavier d’ordinateur pendant 3 mois ?

ETAPE #2 : RANGER

La deuxième étape « RANGER » permet d’y voir déjà plus clair. L’idée est de regrouper les éléments qui peuvent être utile au même moment. Par exemple, les stylos : pourquoi ne pas mettre l’ensemble des fournitures de bureaux destinés à l’écriture dans un pot ? Vous avez des devis clients çà et là ? Vous passez plusieurs minutes à retrouver un document ? Pourquoi ne pas tous les rassembler au même endroit ? Dans un même dossier sur votre ordinateur ou dans une bannette par exemple. Si lors de cette étape vous criez des phrases telles que « Ah ben elle était là la facture du mois de février 2004 que l’on cherchait ! » c’est que vous êtes sur la bonne voie.

ETAPE #3 : NETTOYER

Lors de cette troisième étape qui consiste à « NETTOYER », l’idée est de faire en sorte d’avoir un espace de travail qui doit être propre. Un coup de balais sur le sol, un coup de lingette antibactérienne sur l’écran, le clavier et la souris et le tour est joué.
N’est-il pas plus agréable de travailler dans un environnement propre, sans avoir à éviter cette tâche de café sèche sur votre bureau pour poser vos documents ?

ETAPE #4 : ORDONNER

La quatrième étape consiste à « ORDONNER ». Chaque document, chaque objet, doit être facilement et rapidement identifiable et ainsi trouvable. Combien de fois avez-vous entendu « Tu n’as pas vu l’agrafeuse ? ». Il se trouve que cette fameuse agrafeuse en question était sur votre bureau. Mais si, vous savez, derrière le tas de dossiers, juste à côté des post-it en vrac. Peut-être l’auriez-vous trouvé plus facilement si une étiquette « agrafeuse » était apposée sur votre bureau à la place où elle est censée être ou bien si sur votre tiroir de bureau une étiquette « fournitures de bureaux » y avait été accolée. L’objectif de cette étape est de supprimer tout désordre et de repérer facilement les anomalies et/ou les manques.

Aussi, si vos classeurs sont correctement ordonnés, vous pourrez plus aisément retrouver un document et ainsi gagner du temps !

ETAPE #5 : ÊTRE RIGOUREUX & MAINTENIR CE QUI A ÉTÉ ETABLI

La dernière étape n’en est pas une en tant que telle. En effet, il s’agit de maintenir les habitudes établies afin d’éviter que le 5S ne soit qu’un simple nettoyage de printemps. La rigueur ne doit pas être ponctuelle mais continue.

Comment s’assurer de la réussite du 5S ?

La mise en place de la méthode 5S doit, de préférence, être entrepris par une personne de l’entreprise qui possède un minimum de connaissances sur les différents postes de travail. Ce dernier pourra ainsi guider les différentes étapes. Par exemple, suggérer aux membres du personnel de commencer par archiver dans une autre pièce les classeurs qui ne sont plus utilisés depuis 3 ans, de rassembler les documents sur ordinateur dans un même fichier en fonction du service, etc.

La réussite du 5S se joue avant tout sur l’autodiscipline des membres du personnel. Pour que la démarche porte ses fruits, expliquer le pourquoi du comment d’une telle action est essentielle. Pourquoi ne pas félicitez les membres de votre entreprise qui font perdurer le 5S dans le temps ?

Quels sont les avantages de mettre en place une méthodologie 5S dans mon entreprise ?

Les avantages sont multiples puisque cela entraine :

Plus d’organisation
Optimisation des déplacements
Détection des anomalies
Moins de désordre
Moins de perte de documents et de matériel
Moins de temps passé à chercher des document
Plus de propreté
Amélioration de l’image auprès des clients/fournisseurs
Évite les commandes inutiles de matériels
Environnement de travail plus agréable
Augmentation de la productivité

En plus accroître l’efficacité, l’ensemble de ces éléments favorise le gain de temps. Or, comme vous le savez « le temps, c’est de l’argent » !

A noter que le 5S est applicable au sein de petites entreprises comme des plus grandes. C’est une méthode qui peut également être applicable chez vous.

Pour plus d’informations concernant les principes de base du 5S, cliquez ici.
Pour connaitre d’autres astuces pour améliorer votre productivité, allez voir notre infographie.

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